Чем отличается грант от проекта?

Не стоит путать. Грант - это источник финансирования. Это средства, которые выделили некоммерческой организации для того, чтобы НКО смогла сделать что-то, а не сама деятельность.
Вы же хотели бы делать это не потому, что вам выделили грант. А потому что это важная для вас деятельность. И вы бы всё равно это делали. Но, может, в меньшем объеме.

Может так совпасть, что весь проект НКО оплачивается из одного источника финансирования. Например, гранта. Но даже при подаче заявки на грант чаще всего фонд спрашивают о софинансировании. А значит, вы делаете больше, чем вам хватило бы денег гранта.
Поэтому НКО реализуете ПРОЕКТ на средства ГРАНТА.

Это дополнительные средства, которые необходимы для полноценной реализации проекта. Софинансирование - понятие относительное. Оно всегда привязано к «основному» финансированию, и важно в отчете конкретному донору.
Например, если проект оплачивается из двух источников: донором А и донором Б, то в отчете донору А НКО покажет деньги донора Б как софинансирование. И наоборот, для донора Б софинансированием будут деньги донора А.

Поэтому, чтобы правильно «собрать» отчет с указанием софинансирования, важно, чтобы в системе учета у некоммерческой организации была возможность эту связь указать.

В LemonPie это решается с помощью кастомного справочника.

В отчете донору совершенно необязательно указывать других доноров (их названия или имена). Достаточно указать, что это «собственные средства».
А вот если этот термин используется во внутренней отчетности, стоит с ним быть осторожнее. Собственными средствами можно считать лишь средства, поступившие от учредителей (членов организации) или от деятельности, приносящей доход. Остальные средства – средства доноров. Их важно отслеживать и вовремя делать для них отчеты.

Если же под «собственными средствами» НКО имеет ввиду те средства, что пожертвованы на уставную деятельность организации без привязки к конкретному проекту (назначению), то правильнее называть их «свободные средства».

В LemonPie мы поможем вам настроить учет так, чтобы вы четко видели собственные средства, средства доноров и свободные деньги