Мы очень рады, что вы решили начать вести управленческий учёт в LemonPie.
Начнем с регистрации. Она быстрая и простая
Скринкаст Знакомьтесь, LemonPie: Регистрация

Вводим имя
Вашу почту
Придумываем пароль
После чего к вам на почту придет письмо подтверждения
Нажимаем на ссылку в нем и вот вы уже готовы приступать к работе

Первые 2 недели пользования сервисом пробные и бесплатные. После окончания этих двух недель сервис предложит оплатить работу LemonPie, выбрав удобный для вас тариф. Также мы добавляем вас в закрытую группу в телеграм, где вы можете общаться с другими пользователями и быть с командой LemionPie всегда на связи.
Основные вкладки для работы в LemonPie:
Платежи
Бюджеты
Статьи
Проекты
Справочник контрагентов
Мои контрагенты
Отчеты
Роботы

Единица нашей аналитики это «Платеж» - любое движение средств по счетам - планируемое или фактическое.
Далее следуют «Бюджеты» — здесь вы создаете бюджеты вашей организации.
Затем, «Статьи» — тут хранятся все статьи поступлений и расходов.
В «Проекты» вы вносите все ваши программы и, собственно, сами проекты.
«Мои контрагенты» — ваши контрагенты, как физические, так и юр. лица с детальным описанием и характеристикой по каждому.
«Отчёты» служат для анализа доходов и расходов по всем аналитикам. Также есть отчет «План-факт», где можно будет посмотреть сравнение бюджета и факта.
Заключительная вкладка «Роботы» — здесь можно настроить автоматическое заполнение учёта для регулярных платежей.
Как устроен LemonPie изнутри
Как мы сказали ранее, платеж - любое движение по счетам (планируемое или фактическое). Именно поэтому работу мы начинаем с вкладки Платежи. Здесь мы собираем их и обогащаем важными данными.
Платеж можно подгрузить из любого банк-клиента, предварительно скачав выписку в формате выгрузки для 1С или занести вручную. Вот, например, как это сделать в Сбере.
Платежи можно отфильтровать по одному или нескольким признакам. В этой же вкладке можно работать со счетами вашей НКО. Ввести начальные остатки, дать счету название, добавить новый счет или удалить старый.
Как устроены «Платежи» в LP:
1.
Заходим во вкладку «Платежи».

Идём в банк-клиент и выгружаем выписку за тот период, с которого вы решили вести учёт, в формате для 1С (как это сделать для разных банков можно посмотреть на сайте банка). Эту выписку загружаем в LemonPie на странице «Платежи» по кнопке «Загрузить выписки из 1С». Готово!

Совет: не выбирайте сразу большой период для выписки. Лучше загружать небольшое количество платежей за неделю, или месяц, в зависимости от того, сколько у вас проходит платежей в день.

Совет 2: лучше выбрать дату окончания выписки, равную вчерашнему дню или концу месяца. Не выбирайте середину дня. Например, сегодня 12 февраля 2024. Вы хотите загрузить выписку с начала 2024 года по текущую дату. Если у вас большой объем транзакций, то выбирайте два периода: 1) 01.01.2024 - 31.01.2024 и 2) 01.02.2024 - 11.02.2024.

Как загрузить платежи
2.
Если вы уже внесли платежи через выписки из банка, в список ваших счетов автоматически подтянулись номера счетов. Вы можете просто оставить их. Или дать им привычные для вас названия. Например, «спец. счет ФПГ».
Если у вас есть небанковские счета, по которым вы планируете вести учёт, просто добавьте их вручную. При этом номер можете указать 00000000000000000001, 00000000000000000002 и т.д. Главное, чтобы количество знаков в номере счета было равно двадцати.
В самом начале работе в сервисе вам необходимо загрузить остатки средств на начало периода загрузки по всем счетам. Это делается единожды.
Для этого на вкладке “Платежи” находим кнопку на желтом поле “Начальные остатки”. Вносим остатки на дату начала работы с этим счетом.

Сверяем остатки на каждом счете после загрузки данных.
В правой верхней части экрана находим блок “Счет”. И сверяем суммы по каждому счету с остатками в банке на дату последнего загруженного платежа.
Работа со счетами
3.
Чтобы создать бюджет, нужно зайти во вкладку «Бюджеты», выбрать желтую кнопку «Создать бюджет», выбрать в окошке проект (или проекты), год и придумать название этому бюджету.

Совет: очень удобно создавать и отслеживать соответствие бюджетов и фактов, если создать отдельный бюджет для каждого крупного донора.

Бюджеты также можно создать и отслеживать и по проектам.

Далее выбираете статью, и заполняете суммами. Итоговые суммы считаются автоматически. Если каждый месяц/квартал бюджет одинаковый, то удобно пользоваться кнопкой «Каждый месяц» или «Поквартально», LemonPie сам продублирует суммы по месяцам.

Для того чтобы удалить ненужную статью бюджета, найдите в колонке «Действия» кнопку «Удалить» (под кнопками «Каждый месяц» и «Поквартально»).

Как устроены «Бюджеты»:
4.
Сводный бюджет

Кнопка «Сводный бюджет» позволяет посмотреть несколько бюджетов одновременно на одном экране. Для создания сводного бюджета выберите те бюджеты, которые вы хотите увидеть в комплекте друг с другом.

Вот примеры сводного бюджета, состоящего из отдельных бюджетов:
  • бюджет гранта и софинансирующая часть гранта. Сводный бюджет покажет общую картину по гранту;
  • фандрайзинговый бюджет поступлений и бюджет расходов. Здесь в сводном бюджете вы увидите поле «Остаток» - хватает ли вам поступлений для осуществления расходной части бюджета;
  • отдельный годовой бюджет для каждого проекта вашей организации по поступлениям и расходам. Тогда в сводном бюджете вы сможете посмотреть бюджет всей вашей организации.
Мы собрали в этот справочник стандартные статьи, которые встречаются у большинства некоммерческих организаций.
Статьи делятся на поступления и расходы
Чтобы начать работать, не нужно ничего придумывать — справочник уже заполнен и готов к работе. Однако если вы привыкли к своей классификации, его легко настроить под себя.
Если в перечне вам не хватает какой-то статьи, то её можно внести с помощью кнопки «Добавить». В случае, если в вашей организации статьи называются как-то иначе, нажмите кнопку «Изменить» и возвращайтесь к привычным терминам. А если вы видите, что какие-то из статей к вашей деятельности абсолютно неприменимы, их можно удалить, чтобы они не мешались перед глазами. Вот и всё. Ваш справочник «Статьи» настроен.

Как устроены «Статьи»:
5.
Ссылка на наш скринкаст Знакомьтесь, LemonPie: Статьи
Зайдите во вкладку Проекты. Жирным шрифтом отмечены программы, а стандартным – проекты. Они созданы по принципу вложенности: программы - это верхний уровень, в проекты входят в программу.
Итак, чтобы отредактировать программу или проект, достаточно нажать клавишу «Изменить». Если какая- то программа или проект для вас более не актуальны, их можно удалить с помощью кнопки «Удалить»
Чтобы добавить программу, нужно нажать клавишу «Добавить», выбрать «Без программы» и вписать название – программа создана.
Для того, чтобы добавить проект в существующую программу, мы снова нажимаем кнопку «Добавить», но уже выбираем существующую программу и вписываем название – и вот мы создали проект.
- Если у вас небольшая организация, вам достаточно указать одну программу и один проект. Вы можете назвать их одинаково.
- Если у вас есть уже несколько проектов, перечислите их в одной программе.
- Если у вас есть разные программы и проекты — отразите эту структуру в списке.

Проект — не равно грант. Один проект может финансироваться из разных источников, например, гранта и частных пожертвований.

Если вы уже внесли платежи через банк-клиент, ваши контрагенты автоматически подтянулись в этот список.


Как устроены «Программы и проекты»:
6.
Идем во вкладку «Справочник контрагентов». Перед нами предстаёт два окна – физ. и юр. лица. Здесь мы постарались собрать все стандартные контрагенты некоммерческих организаций, но, конечно же Вы всегда можете отредактировать список или добавить новых.
Итак, чтобы отредактировать контрагенты, достаточно нажать клавишу «Изменить».Если какой- то тип или подтип для вас неактуальны, их можно удалить с помощь кнопки «Удалить».
Чтобы добавить тип контрагента нужно определиться с оформлением (юр. или физ.) и нажать клавишу «Добавить» в соответствующем окне, выбрать «Без основного контргента» и вписать название – тип контрагента создан
Для того, чтобы добавить подтип контрагента в существующую тип, мы снова нажимаем кнопку «Добавить» в том же окне, но уже выбираем существующий тип – вписываем название – и вот мы создали подтип.
Совет: не забывайте, справочник контрагентов - это не официальные юр.названия организаций, а некие «никнеймы» доноров, которые вы используете внутри вашей организации чтобы легко ориентироваться в донорах.
Как устроены «Справочники контрагентов»:
7.
Роботы в LemonPie — это удобные программы внутри программы, которые берут на себя рутинные и монотонные задачи, тем самым облегчая вашу жизнь. Роботы призваны упростить и ускорить вашу работу по ведению учета. Главное — в LemonPie вы сами можете создавать роботов. Совсем как в фантастических фильмах, только легче и быстрее.
Роботы умеют разносить платежи по определённым категориям. Если у вас есть повторяющиеся платежи, робот самостоятельно будет их раскидывать по своим местам. Например, регулярные платежи от доноров, или сбор на конкретную цель, или другие повторяющиеся поступления и платежи.

Как устроены «Роботы»
8.
Сначала нужно его создать. Для этого идём во вкладку «Роботы» и нажимаем кнопка «Создать Робота». В появившемся окошке указываем имя робота и выставляем все необходимые данные и условия по логике «если – то». А затем просто запускаем робота — кнопка «Добавить робота». Вот и все, робот готов и уже принялся обрабатывать ваши платежи.
Рассмотрим примеры.
Предположим, у вас есть донор «Кот Леопольд», который регулярно жертвует проекту «Помощь Мышам». Робот может автоматизировать эти платежи и LemonPie будет самостоятельно разносить их туда, где они должны быть. Если платёж приходит от Кота Леопольда, то к этим средствам автоматически присваивается проект «Помощь мышам» и определяется статья платежа, которая закрепляется за донором.
Другой пример: если вы объявили акцию «Всем мышам по серьгам». Тут уже неважно, от кого именно придет пожертвование. Главное, чтобы в назначении платежа было название этой акции. Тогда мы заполняем поле «Ключевое слово». Пишем «Всем мышам по серьгам». Причем, люди могут написать по-разному. Поэтому мы на всякий случай напишем несколько вариантов через запятую.
При проставлении запятой справа появится оператор «И» или оператор «ИЛИ». При выборе «И» ключевые слова через запятую должны встречаться в назначении платежа все. А при выборе оператора «ИЛИ» в назначении платежа может встречаться одно из ключевых слов, указанных через запятую.
При этом важно отметить, что робот не обращает внимания как написаны слова: строчными или прописными буквами.
Чтобы отключить робота, необходимо подвинуть ползунок в колонке «статус». Когда ползунок не горит, робот неактивен.

Как настроить робота
9.
Во вкладке «Отчеты» есть 3 отчета:
Анализ доходов и расходов за период
Анализ доходов и расходов по донорам
План-факт
В каждом из отчетов вы можете выбрать те данные, которые вы хотите проанализировать:
-конкретный период
-один, несколько или все проекты
-одного, нескольких или всех доноров
Совет: чтобы выбрать не один, а сразу несколько позиций для анализа (например, месяц январь, апрель и июль), удерживая клавишу Ctrl (или Cmd ⌘ в macOS), выбирайте левой кнопкой мыши необходимые данные.

Когда может пригодиться тот или иной отчет?
Если вам нужен годовой (помесячный, квартальный) отчет по проекту или по всей организации — выбирайте отчет «Анализ доходов и расходов за период.
Если вам нужно сделать отчет конкретному донору или по гранту — подойдет «Анализ доходов и расходов по донорам».
Если вы хотите увидеть как фактические расходы отличаются от запланированного бюджета — вам поможет «План-факт».

Как устроены «Отчеты»:
10.
Остались вопросы?
Пишите в наш бот в Телеграме: @Lemonpie_bot или на почту: support@lemonpie.tech