Вы выиграли президентский грант ФПГ, грант ПФКИ, грант Потанина, любой другой — это замечательно. Это результат огромного труда и большой бонус для организации.

Однако после победы начинается не менее сложный этап. Ведь грант нужно еще реализовать, а затем грамотно отчитаться.

Нам кажется важным отметить несколько моментов про финансовую часть проекта.

1. У вас на руках есть бюджет со статьями.

Для подписания договора, его нужно еще раз пересмотреть. Вряд ли будет возможность его существенно поменять, но главные статьи посмотрите еще раз — и отметьте важные для себя моменты.

Обратите внимание: некоторые статьи могут называться непривычно. И все, кто так или иначе будет задействован в закупках, подписании договоров и т.д., должны использовать термины грантодателя, даже если у вас в организации принято называть по-другому.

Этот бюджет нам предстоит отслеживать. Вы можете делать это в табличках или в LemonPie.

Кстати, в продвинутом тарифе LemonPie в справочнике “Статьи” есть кнопка “Название”. Она позволяет ввести дополнительное название, которое просит использовать ваш донор в форме отчета. Для каждого донора вы можете называть статью по-разному. Если в нашем привычном учёте сотрудники вписаны под фамилиями, то в бюджете ФПГ такая статья должна быть указана в виде должности. В отчёте вы выбираете, какой формат представления вам нужен, с помощью переключателя.

Вот так выглядят разные названия статей расходов — регулярная и для конкретного донора:

2. Не накапливайте!

Не стоит рассуждать: «сейчас совсем немного платежей, я сделаю лучше в конце месяца».
В конце месяца нередко случается аврал, и вам уже не до этого.

Заведите правило: регулярно вести таблицу учета фактических платежей и сверки с запланированным бюджетом, а также вести учет не реже двух раз в неделю.

Регулярный учет позволит вам избежать распространенной ошибки: перерасхода или недорасхода из одной статьи.

3. Обязательно фиксируйте расходы.

Причем не только те, которые идут из гранта, но и из других источников (собственных средств).

Во-первых, это понадобится для отчета. А во-вторых, вы более реалистично будете представлять, сколько стоит ваш проект. И в следующей заявке на грант сможете опираться на эти данные.