7. Заполните справочникиСейчас будет самая сложная и абстрактная часть всей работы.
Верхний пик сложности при настройке учёта.
Глаза боятся, руки делают.
Весь учёт в LemonPie построен по такому
принципу:
Шаг 1. Берём все платежи — собираем из них табличку = базу данных.
Вы это уже сделали, когда загрузили выписки, табличка сформирована на странице “Платежи”.Шаг 2. Напротив каждого платежа заполняем аналитики: статья, проект, донор.
1 столбик = 1 тип аналитики = 1 "справочник" Шаг 3. Когда у всех платежей размечены все аналитики (нет "озёр в лесу"), то получается такой единый пирог, из которого можно достать любой нужный кусок, то есть:
а) отфильтровать нужные платежи на странице “Платежи”;
б) увидеть средства в любом нужном разрезе на странице “Отчёты”.
Есть 3 стандартных справочника:
"Статьи" — тип назначения дохода/расхода;
"Проекты" — программы и проекты внутри вашей организации;
"Контрагенты" — источники поступления средств, доноры.
В продвинутом тарифе вы можете создать и собственные справочники — любые, какие придут в голову. Особой популярностью пользуются, например, категории: “Благополучатели”, “Договоры доноров”, “Города”.
Итак.
Налейте кофе/чай/ромашку — что вам помогает выдохнуть и обрести “взгляд с балкона”.
И выпишите/нарисуйте список ваших программ/проектов.Просто расскажите себе же, что вы как организация делаете. От проектов удобно затем плясать.
“Школа”, “Поддержка семей”, “Административные расходы (общие)” — это хорошо. Пишите просто и понятно. Не пытайтесь притянуть сюда сроки или то что деньги на это выделил ФПГ. Просто напишите названия.
“Субсидия грант 2023_08_б”, “Шилов”, “Семьям_продукты 04/24” — это уже хуже.
Заполните Справочник "Проекты".
Заполните Справочник "Контрагенты — Доноры" — это от кого пришли пожертвования.
При добавлении донора выберите, пожалуйста, основной тип контрагента “Донор”.Заполните Справочник "Статьи" — это как вы получаете деньги и на что тратите.
Пару слов о том, что уже предустановленно в LemonPie:Статьи. Список типовых статей учёта НКО — это то, с чего всё начиналось. Сохраните нужные и удалите не нужные.
Проекты «Ы_возвраты» и «Э_надо разобрать», доноры «не_нужен_донор» и «?_надо_проставить_донора»
нам понадобятся, расскажем в п.11.
Донор “не_нужен_донор” относится только к возвратам и переводам собственных средств. “Без донора” быть не должно нигде. Если вы не обязаны лично отчитываться по каким-то средствам, используйте донора “... массовые”.
Если вы позже захотите переименовать проект, статью или донора, то во всех платежах, куда они уже были добавлены, они переименуются тоже. Если захотите удалить — она удалится из "разметки" платежей, но сами платежи останутся целы.
Лайфхак. Предположим, вы уже проделали работу и поняли, что хотите удалить ненужную аналитику (например, статью), но на ней уже есть платежи. Перед тем как удалять статью, зайдите на страницу «Платежи» и выберите эту статью в фильтре. Замените у всех платежей статью на нужную. И теперь, убедившись что под неправильной аналитикой не осталось платежей, смело удаляйте. Как пользоваться фильтрами и массовым изменением, рассказываем в п.9.Чем изолированнее между собой будут аналитики, тем эффективнее наш учёт.Не связывайте статьи с проектами.
Статьи не проекты. Статьи не доноры. Гранты не проекты. Это всё разное.
Ключевое преимущество учёта в LemonPie — все данные хранятся в одном месте, и все отчёты видны здесь же, в миллионе разных комбинаций-срезов. Это невозможно осуществить, когда аналитики “слипаются” между собой.
Если вы ещё не вели учёт так, потребуется смелость.
Обязательно будет чувство “так, я так что-то упущу”, “тут не подумали о моем случае, у нас особая ситуация”, “ну зачем мне отдельная статья аренда если она только в этом проекте”.
Не бойтесь назвать статью «Закупка АДК», даже если она участвует всего в одном проекте. Если строчка этой статьи будет пустая в другом срезе/отчёте, она просто не будет отображаться.
Если возникают какие-то трудности на этом этапе, напишите нам или в группу пользователей. Вы не первые, кто пытается решить эту проблему.
Универсальный рецепт дать сложно.
Для управленческого учёта НКО нет единого стандарта. Есть только “А мне это зачем?”.
Донор требует показывать страховые отдельной строкой? Придётся их выделить.
Минюсту нужно отчитаться отдельно по “физикам”, “юрикам”, “другим НКО” и проч? Будем делать так.
Руководитель хочет видеть расходы на фандрайзинг отдельным проектом? Значит, надо попробовать.
Возможно, вы уже вели учёт до LemonPie и прозрачно понимаете логику своих справочников.
Возможно, вам предстоит заново понять устройство своей организации.
Хоть это и самая сложная часть при настройке учёта, но она же и самая полезная.
Заполните справочники один раз и разметьте платежи в этой логике.
Посмотрите, как собираются отчёты по разным срезам:
- вижу ли я, сколько ушло на мебель в административных расходах в этом году?
- сколько мы потратили на бумагу в проекте «Школа»?
- во сколько нам обошлось августовское мероприятие, и из каких затрат оно состояло?
- какие расходы внутри проекта “Школа” покрыл донор Шилов?
Посмотрев отчёты, выпишите себе шероховатости и пересоберите структуру учёта ещё раз.
Пройдёт несколько подходов, пока ваш учёт вас устроит.
А потом пройдёт и это. Благо, что когда вы уже ведёте учёт, пересобрать его заново — относительно просто.