Очень часто мы сталкиваемся с тем, что новые пользователи, начиная составлять справочники, путают статьи и доноров.

Попробуем объяснить на простом «котлетном» примере.

Первое, что нужно понимать: справочник — это набор категорий (коробок, корзинок, папок).

Мы раскладываем в них что-то, что у нас есть. Названия в справочниках — это не названия конкретных вещей (товаров, услуг), а названия этих самых коробок.
Вот холодильник — это наш справочник статей. Мы там храним всё, что нам нужно для еды, а иногда и не только. В холодильнике у нас может быть несколько отсеков — для овощей и фруктов, для мяса и рыбы, для яиц, для бутылок.

Вот именно это — категории.

А в каждую категорию мы можем положить совсем разные продукты.
Например, в отсек для бутылок поставить молоко, кетчуп и соевый соус.
А в отсек для овощей и фруктов — яблоки, свеклу и даже запихать арбуз.

Теперь перейдем к справочнику доноров. Это тоже справочник из категорий, но из категорий людей и компаний — юридических и физических лиц.
Продолжая аналогию с холодильником, здесь могут быть все, кто потенциально имеет доступ к нему. Например, взрослые члены семьи, дети и грабители.
В категории «взрослые» у нас будут мама, папа, бабушка и старший брат, который уже вырос, но иногда заглядывает поесть маминых котлет. В категории «дети» тоже может быть совсем разный состав.

Каждое движение из холодильника или в него мы можем разложить по нескольким критериям:
➖ в четверг в холодильник поступило мясо от мамы;
➖ в пятницу из него забрал сыр папа;
➖ в пятницу же мама забрала половину мяса, сделала котлеты;
➖ последняя котлетка поступила в холодильник в пятницу вечером от мамы;
➖ а уже ночью (для строгого учета мы считаем это субботой) котлета была изъята из холодильника старшим братом...

Ну вы поняли, да?

Совершенно не нужно искусственно добавлять в справочник продуктов новое наименование
«котлета старшего брата». Ведь тогда мы не сможем четко отследить движение котлет.

Как это выглядит в реальных ситуациях?

Приведем пример частой ошибки: статья поступления «Пожертвование от VK Добро».
Здесь смешаны статья Пожертвование и донор VK Добро.

Еще раз коротко — что важно понимать:

1️⃣ Справочник — это набор категорий, а не список конкретных наименований;
2️⃣ Справочник статей — это набор того, что вы получаете (пожертвования, доход от услуг и пр) и того, на что тратите (зарплаты, офисные расходы, коммунальные и банковские платежи..);
3️⃣ Справочник доноров — это набор людей и организаций (юридических и физических лиц);
4️⃣ Не нужно их объединять, потому что чем больше критериев для аналитики, тем эффективнее она будет;
5️⃣ В LemonPie есть готовые справочники. Если у вас будут сомнения, как правильно составить свой справочник, можно просто начать работать с ними.